Trabajando en la nube. Office 365 educajcyl

Juan Bautista Rodríguez Seisdedos

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CRA Palacios de Sanabria

Office 365 educajcyl

Trabajando en la nube

06. ¿Cómo gestionar archivos y carpetas?

05. ¿Y la nube, como se usa?

04. Trabajar online y trabajar offline.

03. Otra forma de acceder a las aplicaciones de Office 365

2. Las aplicaciones de Office 365

1. Iniciar sesión en educajcyl

Índice

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Iniciar sesión en educajcyl.

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Para poder acceder a las aplicaciones de office 365, debemos hacerlo a través del portal de educación. El acceso es privado y debemos hacerlo con nuestras credenciales.Para acceder basta con pinchar en el recuadro azul situado debajo de la flecha.

Una vez que hemos pinchado en el enlace anterior, se abre esta página, donde debemos introducir nuestras credenciales: Usuario y contraseña. Seguidamente pinchamos en iniciar sesión.

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Cuando hemos accedido a nuestro espacio personal de educajcyl, pinchamos en el icono de office 365. En una ventana nueva aparecerán todas las aplicaciones a las que tenemos acceso con nuestra cuenta institucional.

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Las aplicaciones de Office 365.

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Desde esta pantalla tenemos acceso a todas las aplicaciones. Para abrir cualquiera de ellas, únicamente tendremos que pinchar sobre el icono de la aplicación a la que queramos acceder.

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Otra forma de acceder a las aplicaciones de Office 365.

También es posible acceder a las aplicaciones de office 365 a través de One drive, que es el servicio de almacenamiento remoto con el que cuenta nuestra cuenta institucional. Para ello pinchamos en el icono OneDrive.

Nos aparecerá una imagen como esta. En la esquina superior izquierda, al lado de la flecha hay un cuadrado formado por puntos. Al pinchar sobre el cuadrado, nos saldrá acceso a todas las aplicaciones office 365. Pinchando en el icono de la aplicación que queramos podremos comenzar a trabajar en ella.

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Trabajar online y trabajar offline.

Las aplicaciones office de educajcyl nos permiten trabajar de forma online, creando documentos directamente en la nube y offline, de forma tradicional creando documentos en nuestro ordenador.Ambas formas de trabajar tienen sus ventajas y sus inconvenientes.

Trabajamos offline cuando trabajamos con cualquiera de las aplicaciones de office que tenemos instaladas en nuestro dispositivo.La principal ventaja es que no necesitamos conexión a internet.Otra ventaja es que el documento en el que estamos trabajando está en nuestro dispositivo y, por lo tanto, podemos acceder a él siempre que queramos.

Trabajamos online cuando trabajamos en las aplicaciones de office 365 de nuestro espacio personal.La ventaja de trabajar online es que cualquier documento que creemos así se guarda automáticamente en OneDrive que es nuestro disco duro virtual. Es lo que comúnmente se conoce como trabajar en la nube.El principal inconveniente para trabajar en la nube es que se necesita una conexión a internet.

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¿Y la nube, como se usa?

La nube es un sistema de almacenamiento virtual. Esto quiere decir que los documentos que almacenamos en la nube no están realmente en nuestro ordenador, sino que se almacenan en servidores que son propiedad de las empresas proveedoras del servicio de almacenamiento.Su uso es muy sencillo e intuitivo.

Este es el aspecto general de OneDrive en la página educajcyl

Para empezar a usar OneDrive pulsamos con el ratón donde pone nuevo.Se despliega el menú que aparece en la imagen.Podemos crear una carpeta, un documento de word, un libro de excel, una presentación de power point, un bloc de notas de one note, un formulario para excel o un vínculo. Conviene recordar, que ahora estamos trabajando online, por lo cual, el archivo que creemos no estará en nuestro ordenador.

Para cargar un archivo que tengamos en nuestro ordenador, pinchamos en cargar. Se abre el menú que vemos en la imagen y podemos elegir entre subir archivos o carpetas.Otra manera de subir archivos a OneDrive desde nuestro ordenador es arrastrando el archivo desde el escritorio a la ventana de OneDrive del navegador.

Si tenemos descargada la aplicación OneDrive en nuestro ordenador, podemos sincronizar los archivos que tengamos en él con los que tengamos en la nube. Para ello basta con seleccionar la opción sincronizar, como se ve en la imagen.

En la parte superior derecha de la ventana tenemos un icono que nos permite seleccionar el orden en el que queremos que aparezcan los archivos que tenemos en OneDrive.

Al lado tenemos la posibilidad de cambiar la vista de nuestros archivos de OneDrive. Podemos verlos como lista, lista compacta o como un mosaico de iconos.

Si pulsamos la i dentro del círculo, nos aparece la información más reciente de cambios que hayamos hecho en nuestro OneDrive.

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Como gestionar archivos y carpetas

Al seleccionar una carpeta, el menú superior cambia, pudiendo realizar diferentes acciones con dicha carpeta.Compartir: Nos permite compartir la carpeta con otros usuarios como veremos más adelante.Copiar vínculo: crea un vínculo que podemos enviar por correo electrónico a cualquier usuario.Descargar: Nos permite descargar la carpeta en nuestro ordenador o dispositivo.Eliminar: Elimina la carpeta.Cambiar nombre: Cambia el nombre de la carpeta.Al seleccionar los puntos se abre otro submenú con más opciones.

También podemos realizar acciones con los iconos que aparecen a la derecha del nombre de la carpeta.

Al pulsar este icono, nos aparece la opción de compartir la carpeta con otros usuarios del portal de educación de la Junta de Castilla y León o con cualquier otra persona a la que le enviemos el vínculo.

Para compartir el vínculo, basta con introducir la dirección de correo electrónico de la persona y pulsar enviar.Si la persona con la que queremos compartir la carpeta es usuario de educajcyl, también podemos escribir su nombre y una vez que lo hayamos completado, pulsa el boton enviar.Si en vez de compartir una carpeta, queremos compartir un archivo, el proceso es el mismo.

Al pulsar en el icono verde, podemos ver las diferentes configuraciones que nos permiten enviar el vínculo a diferentes usuarios.En la parte inferior, podemos dar permiso a la persona a la que enviamos el vínculo para que edite el documento online.Esa opción solo aparece para documentos que se puedan modificar (por ejemplo en un documento en formato pdf no aparece, ya que no son documentos editables online).

Si seleccionamos una carpeta o archivo y pulsamos los 3 puntos verticales nos aparece el siguiente menú con opciones que podemos aplicar a la carpeta seleccionada.Es un menú similar al que aparece en la parte superior.Si seleccionamos varias carpetas o archivos a la vez, las opciones se reducen.

En la parte derecha podemos fijarnos en el estado de nuestros archivos o carpetas.El estado puede indicar si se encuentran compartidos con otros usuarios o son privadas y solo tiene acceso su creador.

Al pulsar sobre un archivo o carpeta compartida, aparece el vínculo, el propietario del archivo o carpeta y las personas con las que está compartido y los permisos que tiene.Si seleccionamos ver las opciones avanzadas, podemos establecer diferentes permisos para diferentes usuarios.

Eso es todo por hoy

¡Gracias!