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Transcript

Niveau 2

Situation


Mise en situation :


Vous connaissez maintenant les activités de Moon Event et vous avez pu découvrir le métier d'hôte(sse) d'accueil.

Vous allez désormais être formé plus en profondeur à l'accueil et notamment à l'accueil en évènementiel.


Vous travaillerez cette semaine avec la Responsable d'équipe et participerez pleinement à l'accueil client sur l'évènement "Inauguration de l'espace expérienciel Décathlon" vu la semaine dernière.


Bon courage !

ou

L'AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE CRÉATIVE

À PARIS


- POUR VOS ÉVÉNEMENTS CORPORATE ET GRAND PUBLIC -

UNE AGENCE AVANT-GARDISTE

Moon Event est une agence événementielle avant-gardiste parisienne, spécialisée dans l’événementiel d’entreprise. Pour votre soirée d’entreprise (gala, lancement de produit, inauguration…), séminaire ou tout autre événement d’entreprise, notre agence analyse vos besoins et envies afin de créer un événement optimal dans le respect de votre cahier des charges. Notre équipe saura concevoir pour vous un événement innovant, créatif et à votre image.

Plus qu’une simple boite événementielle, Moon Event est une source d’idées originales et de prestations de qualité. Notre équipe met à votre service son expérience et ses idées novatrices afin de faire vivre à votre public une expérience exceptionnelle et impactante. Faites confiance à notre savoir-faire pour faire passer votre message, remodeler votre image de marque, ou tout simplement éblouir vos invités.


DES SOLUTIONS TECHNIQUES

En tant que professionnels du son et de la lumière, et de l’expérience en général, notre agence d’événementiel dispose d’une équipe modulaire nous permettant d’intervenir dans tout type de prestations techniques tel que défilés, salons commerciaux, expositions, inaugurations, lancements de produits, et soirée d’entreprise de tout type.

Notre agence événementielle assure les conceptions d’événements, la livraison des éléments directement sur le lieu, la reprise du matériel ainsi que la coordination sur place le jour J grâce à une équipe de professionnels.

L'EXPÉRIENCE DIGITALE

Notre force ? Notre capacité à nous adapter à notre temps. Aujourd’hui l’expérience digitale est au cœur de nos préoccupations, et elle dessine le visage de l’événementiel de demain.

Nous vous proposons un événement 100% digital sous trois différents aspects : la diffusion de contenu, la scénographie digitale, et l’événement connecté.

Diffusion de contenu intéractif

La scénographie est le premier élément que l’on remarque en arrivant sur un lieu. L’axer « Digital », c’est offrir à vos invités un décor jamais vu et dont ils se souviendront, au travers de mapping 360°, de LEDs, ou encore l’utilisation de la kinetique. Nos chefs de projets sont formés sur la conception de scénographie digitale. Leur imagination est sans limite, et ce dans le respect de votre cahier des charges.

Événement connecté

Lors d’un événement, de nombreuses tâches réalisées par des hôtesses peuvent être automatisées, et même plus. Nous pouvons vous proposer une application créée sur-mesure ou bien une web-app, ne nécessitant aucun temps de chargement.


UNE DÉCORATION SUR MESURE

Depuis les débuts de son activité en 2013, Moon Event propose sans cesse des événements innovants et avant-gardistes. Nous nous occupons entièrement de votre événement de la proposition du lieu à l’installation le jour J. Nous sommes présents sur les niveaux créatifs (trouver des idées), techniques (son et lumière), et humain (accompagnement personnalisé de A à Z). Nous ajoutons à cela notre savoir-faire en matière de décoration.

Le décor va engendrer le premier ressenti de vos convives lors de votre événement, c’est pourquoi il se doit d’être parfait. La décoration est toujours en adéquation totale avec le thème de la soirée, du mobilier aux décorations florales en passant par la scénographie et les décors de table. Vous avez une envie particulière? Une idée décoration qui vous paraît impossible? Nous somme là pour trouver ensemble des solutions et rendre vos rêves réalisables.

ORGANISER VOTRE CONVENTION / SÉMINAIRE

Pour votre anniversaire d’entreprise où à l’occasion de l’annonce d’une grande nouvelle dans votre boîte, vous aurez sûrement besoin de réunir vos collègues lors d’une convention de plusieurs jours. Notre équipe organise votre séminaire à Paris et dans la France entière, à Lyon, Toulouse, Bordeaux ou Hyères (comme cette convention pour Renault par exemple).

  • Lieu adapté à vos besoins
  • Conférence connectée
  • Animations de team building
  • Soirées de gala avec des thématiques fortes (comme cette soirée Star Wars pour Primagaz)
  • Coordination entre tous les corps de métiers

Mission 4 : Mesurer la satisfaction du client


Pour vérifier que les clients de Décathlon ont été satisfaits de notre prestation d'accueil, votre tutrice vous charge de mettre en place un moyen permettant de mesurer le taux de client contents ou mécontents.


Tâche 1 : A l'aide de votre réflexion personnelle, listez tous les moyens vous permettant de mesurer la satisfaction du client dans l'annexe 4.


Tâche 2 : interprétez les résultats de l'enquête satisfaction réalisée par Moon Event dans l'annexe 4.

Mission 2 : Instaurer un accueil connecté en évènementiel


Votre tutrice vous explique que les outils numériques sont devenus indispensables pour l'accueil en évènementiel. Cela offre de multiples avantages qu'elle vous demande d'étudier à travers un document publié sur le site de Moon Event.


Tâche 1 : Consultez l'article sur l'accueil connecté via le lien Moon Event et complétez l'annexe 2. Si le lien ne contient plus l'article, consultez le document 4..


Tâche 2 : Prenez connaissance de l'application vous permettant d'inscrire les clients aux activités en cliquant sur la 3ème icône.

Faites des tests en vous inscrivant vous-même ainsi que vos camarades à une activité afin de comprendre comment vous devrez faire le jour j.


Tâche 3 :: Prenez connaissance de l'application vous permettant de créer des carters de fidélité en cliquant sur la 4ème icône.

Faites des tests en souscrivant vous-même à la carte de fidélité ainsi que vos camarades afin de comprendre comment vous devrez faire le jour j.






Tâche 2 : Prenez connaissance de l'application vous permettant d'inscrire les clients aux activités en cliquant sur la 3ème icône. Faites des tests en vous inscrivant vous-même ainsi que vos camarades à une activité afin de comprendre comment vous devrez faire le jour j.

Mission 5 : Pérenniser la relation avec le client


Pour remercier Décathlon de nous avoir confié la gestion de l'accueil pour l'inauguration de son espace test, votre tutrice souhaite que vous réfléchissiez à une lettre de remerciement à leur envoyer.


Tâche 1 : prenez connaissance du document 7 et complétez l'annexe 5.


Tâche 2 : rédigez la lettre de remerciement à envoyer en annexe 6 en recherchant sur les sites de Moon Event et de Décathlon les adresses des deux entreprises.

Le numéro de prestation a mentionner dans le courrier est le 56 896


Tâche 3 : vous décidez de rédiger une lettre de remerciement à votre tutrice Mme Dury, sur le modèle de la lettre de remerciement réalisée pour Décathlon, afin de la remercier de vous avoir confier des missions d'accueil sur cet évènement et de vous avoir fait confiance. Vous complétez l'annexe 7.


Maintenant que vous êtes formé à la rédaction d'une lettre commerciale, votre tutrice vous demande de rédiger une lettre pour démarcher (rechercher des nouveau clients) de nouvelles entreprises.


Tâche 4 : rédigez une lettre proposant les services de Moon Event à envoyer à Go Sport Grenoble qui recherche également une agence d'évènementiel pour organiser un évènement similaire à celui de Décathlon. Vous vous aidez de l'annexe 5 complété et corrigé ainsi que du document 7 bis.

Vous complétez l'annexe 8.


Tâche 5 : rendez-compte oralement du travail réalisé aujourd'hui.

Faites attention à :

- votre langage (langage courant)

- être concis et clair

- indiquer la date et l'heure de votre compte-rendu


Vous vous enregistrez via votre dictaphone et déposez votre travail sur Padlet.


Mission 3 : Accueillir et orienter le client


Vous comprenez maintenant l'intérêt du numérique dans l'accueil. Votre tutrice souhaite vous former à l'accueil chez Mon Event avant de vous affecter sur l'évènement.


Tâche 1 : Consultez le document 5 (le lire plusieurs fois pour le retenir) et jouez au jeu vous proposant de compléter un texte à trous résumant la charte qualité de Moon Event.


Tâche 2 : Indiquez dans le jeu 2 s'il s'agit de langage verbal ou non verbal.


Vous accueillez vos premier clients avec votre tutrice et répondez à leurs questions.


Tâche 3 : Prenez connaissance des demandes clients et répondez-y dans l'annexe 3.


Tâche 4 : Saisissez les demandes d'inscriptions aux activités des clients dans votre tablette à l'aide du document 6 et du lien vers l'application permettant de s'inscrire.


Tâche 5 : Saisissez les demandes de carte de fidélité dans votre tablette à l'aide des profils clients donnés en document 6 et du lien vers l'application permettant de générer des cartes de fidélité.

Accueillez vos premier clients avec votre tutrice.

Mission 1 : préparer l'accueil pour l'évènement Décathlon


Lors de l'évènement, vous allez être amené à gérer plusieurs choses : l'accueil, l'orientation des clients et la promotion des diverses activités proposées ce jour là.

Vous devez donc maitriser parfaitement le programme de la journée, ainsi que l'organisation des différents espaces.



Tâche 1 : Prenez connaissance du document 1 et complétez l'annexe 1.


Tâche 2 : Prenez connaissance des documents 2 et 3 afin de connaitre les éléments à demander au client lors d'une inscription ou d'une souscription à la carte de fidélité.

Mission 6 : identifier les missions d'un(e) chef hôte(ses)


Votre tutrice, Mme Dury, exerce le métier de chef hôtesse. Elle vous présente ce métier afin de vous expliquer vos perspectives d'évolution en tant qu'hôte(ses) d'accueil.


Tâche 1 : prenez connaissance du document 8 et complétez l'annexe 6.

Descriptif du concept du nouveau Décathlon :


Le nouveau Décathlon de Saint-Égrève s’installera le 13 juin dans les anciens locaux de Leroy Merlin, avec un agencement différent, et une grande allée centrale de 90 m.

« Dans le nouveau magasin, il y aura des zones “expériencielles” - permettant de tester nos produits - pour la randonnée, les sports d’eau et de glisse, le running, le vélo, la chasse et la pêche », précise Adrien Such, directeur du Décathlon Saint-Égrève.

À l’extérieur du magasin, il y aura un city stade, un terrain de pétanque et un street work-out, permettant aux clients d’y essayer du matériel et à Décathlon d’organiser tournois et manifestations. Ce sera aussi un magasin “expérienciel”, permettant de tester in situ un maximum de produits.

Document 1 : Déscriptif de l'évènement

Descriptif de l'évènement à organiser :


Nom de l'évènement : Inauguration de la zone expérientielle du magasin

Animations prévues :

- tournois de foot sur le city stade avec possibilité de tester les produits Decathlon (chaussure, ballons, et accessoires) : lots à gagner la clé

- tournois de pétanque avec bons d'achat à gagner

- démonstrations de street workout par des athlètes de la région

- apéritif sportif proposés auc clients sur place

Eléments dont Moon Event doit s'occuper :


- choix et mise en place des facteurs d'ambiance
- accueil du public et promotion de l'évènement dans les environs du magasin

Zone de street workout

City stade

Suite document 1 : photo des installations à inaugurer

TEST ZONE

Programme :

10h-12h : Tournois de foot
11h-11h30. : démonstration de Streetworkout

15h-16h : Tournois de pétanque
16h-16h30 : Démonstration de streetworkoot

17h-18h : Tournois de pétanque
18h-20h : Tournois de foot

Foot

Street workout

Pétanque

Inscriptions aux activités 15 min avant à l'accueil ou par téléphone au 04 76 58 85 96 !


Remplir la fiche d'inscription avec le client (annexe 2)

Pas de limite d'âge

Gratuit pour les porteurs de la carte de fidélité (possibilité de la faire sur place à l'accueil : annexe 3)

3 euros pour les autres

Buffet en libre service à côté du street workout






Street workout

City stade

Pétanque

Stands de test de produits DECATHLON :


- chaussures de running
- chaussures de foot
- matériel de street workout

etc...

Demander une pièce d'identité

Suite document 1 : plan des installations


Document 8 : Chef hôtesse : un rôle d’encadrement avant tout !

La réussite d’un événement nécessite d’avoir une vue d’ensemble – c’est là que le chef de projet événementiel intervient – mais aussi un chef d’orchestre, c’est-à-dire quelqu’un qui veille à ce que tous les musiciens jouent en bonne harmonie. Et ça, c’est le rôle du (ou de la) chef hôtesse.

Ce métier à responsabilités est garant(e) :
• Du bon déroulement de l’événement,
• Du bon travail des hôtes et hôtesses,
• De la coordination des différents besoins,
• De la réussite des objectifs fixés par le chef de projet et le commanditaire de l’événement.

Pour atteindre ces multiples objectifs, le(la) chef hôtesse va encadrer, mais aussi préparer : il faut prodiguer des formations aux hôtes et hôtesses, organiser les plannings des différents participants et coordonner tout le monde le jour J. Le(la) chef hôtesse est indispensable dans tous les domaines de l’hôtessariat.

Un(e) chef hôtesse a d’abord les qualités d’un(e) encadrant(e), la tête froide et un sens aigu de l’organisation

On attend d’un(e) chef hôtesse qu’il/elle :
• Sache prendre des décisions,
• Ait un talent naturel pour diriger,
• Puisse gérer les éventuels conflits qui peuvent naître (entre les hôtes/hôtesses, entre les différents acteurs de l’événement, etc.),
• Soit capable de transmettre des connaissances et de l’expérience,
• Sache motiver ses troupes,
• Maîtrise une ou plusieurs langue(s) étrangère(s).
Soigner sa présentation, faire preuve d’une bonne élocution, être parfaitement ponctuel.

La plupart des agences exigent de présenter au moins un Bac +2 pour accéder à ce poste.

Quelques points importants :
• La grille salariale se situe entre 1 600 euros bruts et 3 200 euros bruts mensuels.
• Les horaires sont souvent décalés: un(e) chef hôtesse est amené(e) à travailler le soir et les week-ends, jours fériés compris.
• Contrairement aux hôtes et hôtesses, un(e) chef hôtesse est recruté(e) en CDI à temps plein. Mais des contrats en CDD existent également.
• Les évolutions de carrière se font généralement au sein de l’agence, mais il est également possible de prendre son envol pour devenir chef de projet ou pour ouvrir sa propre agence événementielle.