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"Gestionando el Cambio"

Ayuntamiento de El Campello 2019-2023

Cronología

1.Cómo empezó todo

2.Punto de partida

Engañando a los jefes

3.Creación de foro

Reglas del juego

4.Definiendo objetivos

Reflexionando en común

5. Manos a la obra: DAFOS servicios

6. Compartiendo el trabajo individual

7. Seleccionando problemas comunes

8.Formación de Equipos

9. Análisis CAME Propuesta mejora

10.Recopilando el trabajo realizado

11. Presentación Equipo Gobierno

12. ¿Continuamos?

EQUIPO MARVEL

Así empezó todo....

"Salvar la Administración del Caos"

Sensación de descontrol

Sensación de desorganización extrema
Malestar general y disputas entre compañeros
Reinos de taifas
Sensación de soledad y abandono

Creación de un "mini Equipo Marvelita" 100% femenino para reflexionar y compartir caracterizado por la cultura Marvel "trabajo en equipo para un fin común"

Origen: Comunidad Prácticas Innovación Pública Diputación de Alicante

Punto de Partida

Engañando a los jefes con ayuda externa

01

Reflexiones conjuntas Necesidad de cambio

Planificar
Compartir
Trabajo en red
Lo intentamos
Nuevos actores: elecciones

Conclusiones

Taller Gestión del Cambio

Victor Almonacid
Secretario Ayto Alzira
Amalia López Acera
Periodista Ayto Calpe

Creación de Foro Directivo

Nuevos canales de comunicación

Primer paso: Reglas del juego:

Acordamos cómo íbamos a funcionar

02


Reuniones periódicas para compartir información, planificar y trabajar colaborativamente; moderadores, actas, secretaría, duración ,

"Necesitamos entendernos y que nos entiendan ¿Aprendemos a comunicar eficazmente?


Definiendo objetivos

Planificando ¿ahora qué?

03

65%

70%

42%

80%

¿Porqué estamos aquí?

Objetivos genéricos:

Mejor servicio al ciudadano
Compromiso con lo público

Objetivos concretos:

Disfrutar de nuestro trabajo
Mejorar las relaciones
personales

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO? ¿nos atrevemos con un CAME?

04

Nuestro "experto" en planificación estratégica nos repasa los conceptos de elaboración de un DAFO y el análisis CAME.


Análisis interno y externo de cada uno de nuestros servicios.

Análisis CAME: Estrategias

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO?

04

Trabajo individual:

Todos los servicios sin excepción analizamos interna y externamente nuestros servicios (debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades)

Compartimos nuestro análisis individual

Puesta en común

06

Nos enteramos de cómo están los otros y nos sorprendemos de muchas cosas

Exposiciones DAFO

Cada responsable expone su situación y análisis individual, su visión de cómo cree que nos va en nuestros servicios

Comienza el trabajo en red:

compartimos y agrupamos

07

Analizamos e identificamos problemas TRANSVERSALES que afectan al Ayuntamiento de El Campello

Seleccionamos las fortalezas de cada servicio

Identificamos las amenazas a las que nos enfrentamos y oportunidades para hacerle frente

INFO

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Formación de Equipos de trabajo

¿Pensamos juntos? Equipos conectados-feedback- Estrategias CAME- Propuestas de mejora

08

Problemas relacionados con formación y comunicación con una visión transversal

Problemas relacionados con personal y organización con una visión transversal

Problemas relacionados con modernización y recursos con una visión transversal

EQUIPO VERDE

EQUIPO ROSA

EQUIPO AZUL

INFO

INFO

INFO

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Trini M.

Jefa Personal

Paco P.

Jefe Oficina Técnica

Eduardo L.

Tesorero

Javier Carretero

Rai Panea

Jefe Disciplina Urb.

08


Coordinador ingresos píúblicos

Equipo Rosa

Personal y organización

Ester F.

Jefa Patrimonio

Mar S.

Jefa Educación

NIeves S.

Jefa Contratación

Pere R.

Jefe Cultura y Ftas

Carolina L.

Jefa Gestión Urb.

08

Miriam G.

Equipo Azul

Formación y comunicación

Iñaki S.

Jefe Turismo y Empleo

Laura C.

Jefa Infraestructuras

Luis M.

Jefe Planeamiento

José M.

Interventor

Teresa M.

Jefa S. sociales.

08

Carlos N.

secretario

Equipo Verde

Recursos y modernización

La creatividad requiere coraje

Siempre parece imposible hasta que se hace

Aprendiendo a trabajar en equipo


El reto de la nube de azúcar

08

Corregir debilidades

Mantener fortalezas

Afrontar amenazas

Explotar oportunidades

Análisis CAME


Propuestas de mejora

09

Exposición de datos de cada equipo con propuestas de mejora y orden de prioridades

Elaboración de documento conjunto que refleje la visión actual del Ayuntamiento

Puesta en común e intercambio de opiniones con el resto de equipos

Presentación al nuevo Equipo de Gobierno


Necesidad de validación política Alineación polítíca y técnica

Análisis CAME


Propuestas de mejora

09

" Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat"

Nombre del autor

DAFO

Análisis interno

Análisis externo

Debilidades

Fortalezas

Amenazas

Oportunidades

Debilidades

Personal y organización

"Nuestra mayor debilidad reside en rendirnos. La forma más segura de tener éxito es intentarlo una vez más. Thomas Edison

  • Ausencia organigrama
  • Valoración de puestos desfasada
  • Incremento de desviaciones retributivas
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla

Debilidades

Formación y comunicación

  • Débil comunicación interdepartamental, falta de cooperación y comunicación servicios
  • Débil formación habilidades tecnológicas y digitales del personal
  • Ausencia de procedimientos o débil diseño acompañados de excesiva burocracia
  • Continua sensación de urgencia
  • Resistencia al cambio de parte del personal de algunos servicios
  • Existencias de ordenanzas, planeamiento, portales no actualizados
  • Falta de compromiso y apoyo político a la formación de los empleados

Debilidades

Modernización y Recursos

  • Recursos tecnológicos poco avanzados
  • Departamento de modernización débil
  • Situación financiera desfasada e incontrolable
  • Implantación administración electrónica parcial
  • Mala infraestructura física o mala distribución física de servicios
  • Ausencia de actualización de inventario municipal

Fortalezas

"Juntarse es un comienzo, seguir juntos es un progreso y trabajar juntos es un éxito". Henry Ford

  • Existen algunos equipos de trabajo muy profesionales, buen ambiente de trabajo y compromiso
  • Existen liderazgos técnicos integradores y motivadores
  • Existencia de RPT
  • Existencia de personal de algunos servicios con disposición al cambio y a la formación nueva
  • Experiencia de gran parte del personal
  • Existencia de ordenanzas y reglamentos actualizados de algunos servicios
  • Interés de gran parte del personal en la modernización de los servicios
  • Incorporación de nuevo personal en algunos servicios con nuevas habilidades o competencias
  • Alta cualificación de parte de la plantilla y existencia de algunos equipos multidisciplinares .

Amenazas

""Debemos usar el tiempo sabiamente y darnos cuenta de que siempre es el momento oportuno para hacer las cosas bien". Nelson Mandela

  • Cambios normativos que generan nuevas obligaciones y nuevas competencias municipales
  • Fragmentación política
  • Nuevas exigencias de participación ciudadana y acceso a la información publica
  • Riesgos de injerencias políticas en el funcionamiento básico de los servicios
  • Incremento de remisión de información a plataformas externas para fiscalización
  • Responsabilidad penal, civil y contable personal técnico
  • Cambios políticos a nivel estatal/autonómico de distinto signo que generan nuevas políticas
  • Débil implantación de la interoperabilidad a nivel estatal, autonómico y otros organismos externos
  • Límites de las leyes de presupuestos


Oportunidades

"Siempre parece imposible hasta que se hace"

  • Nuevos métodos de trabajo colaborativo : comunidades de prácticas
  • Nuevas tecnologías, robótica e inteligencia artificial
  • Nuevo escenario político: Elecciones locales, estatales y autonómicas
  • Voluntad del Equipo directivo a la cohesión y la modernización del funcionamiento de los servicios
  • Posibilidad de teletrabajo
  • Nuevos segmentos (juventud, residentes extranjeros y otros colectivos)
  • Mayor concienciación de la existencia de un buen liderazgo técnico
  • Disposición del personal directivo a nuevos canales de comunicación interna
  • Benchmarking (atraer buenas prácticas de otras administraciones)

Propuestas de mejora

Personal y organización

  • Planificación de acciones y priorizar lo urgente
  • Presentar a la nueva Corporación foto real de la situación: organigrama, retribuciones, productividad
  • Disponer de la Valoración de puestos conforme factores RPT 2010 (Dipu)
  • Disponer de propuesta normas de concesión de productividad con límites por servicio y personas ,y con evaluación del desempeño
  • Creación de un órgano técnico legitimado(equipo colaborativo)
  • Disponer de proyecto de presupuesto actualizado
  • Análisis datos jubilación (conocimiento y experiencia más valioso).- ofertas internas y procedimientos
  • Compartir formas de trabajo entre departamentos o grupos. ERASMUS
  • Utilizar herramientas de redimensionamiento de plantilla y cargas de trabajo (Dipu)

Propuestas de mejora

Formación y comunicación

  • Establecer horario de trabajo interno técnico
  • Promover dinámicas de grupo entre jefes y miembros de los servicios, reuniones periódicas responsables o similares.
  • Establecer nuevos canales de comunicación (jammer, mail...)
  • Formación propia y obligatoria "específica y continuada" del personal normativa actualizada; habilidades digitales, destrezas, competencias, nuevas necesidades . Reflejo en presupuesto y diseño transversal de los responsables de la formación
  • Formación en planificación estratégica y competencias directivas
  • Revisar procesos y simplificar trámites
  • Actualización de portales, ordenanzas, planeamiento etc de aquellos servicios que no los tengan

Propuestas de mejora

Modernización y Recursos

  • Definición de la dimensión de personal y recursos tecnológicos del Servicio de modernización y comunicación mediante un equipo multidiciplinar y con una auditoría externa (las inversiones en hardware y software pueden afectar a estrategias de futuro)
  • Participación en la propuesta de presupuesto, previo conocimiento de las necesidades actuales y la propuesta política, siendo conscientes de la realidad global y no individual del servicio, formando a los jefes en la propuesta y teniendo en cuenta su visión, para mejor control y desarrollo.
  • Realización de inventario de ubicaciones de los servicios y posibles ubicaciones así como valoración de la inversión, siendo el espacio físico necesaio para el desarrollo eficiente de sus funciones

Receta Saludable


Población 27.893 habitantes
(triple en verano)

Plantilla actual 266
Fija 211
Temporal 55

Datos de género
109 mujeres
157 hombres

Actividad principal Turismo y Servicios
Situación política débil (antes elecciones locales)
fragmentación sin mayorías

Trinidad Martinez Sanz


y

Situación actual junio 2019

"Cómo Mejorar la Organización del Ayuntamiento de El Campello"

Instrucciones "paso a paso"




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AMENAZAS

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Para su elaboración

OPORTUNIDADES

y

Ingredientes: DAFO

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  • Ausencia de sistemas de gestión modernos de personal (programas etc)
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Presupuesto de personal desfasado en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Inseguridad de los responsables por la ausencia de jefaturas legales
  • Escasas posibilidades de promoción de personal
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla
  • Necesidad de formación de la plantilla
  • Resistencias al cambio

  • Cambios normativos
  • Fragmentación política
  • Límites de las leyes de presupuestos
  • Instrumentos de gestión de personal sesgados para solucionar problemas de personal

Analizar situación actual con visión estratégica y priorizar problemas urgentes transversales mediante trabajo colaborativo y nuevos canales de comunicación interna

  • Existencia de RPT
  • Existencia de procedimientos de personal actualizados
  • Seguimiento actualizado de cambios normativos en materia de personal
  • Equipo de Personal motivado, polivalente, colaborador y buena comunicación
  • Existencia en la organización equipos de trabajo muy profesionales, con compromiso y buen ambiente de trabajo
  • Existencia de liderazgos técnicos integradores y motivadores
  • Disposición de parte del personal a la formación y al cambio
  • Existencia de personal con "experiencia y conocimientos valiosos"
  • Participación en programas innovadores
  • Selección por competencias "piloto"

  • Posibilidades de establecer nuevos canales de comunicación internos
  • Buenas prácticas de otras organizaciones (Benchmarking)
  • Tecnologías e inteligencia artificial
  • Comunidades de prácticas
  • Elecciones Locales: Nuevo Equipo de gobierno y nueva Corporación (nuevos actores¿?)
  • Disposición de parte del personal al cambio

  • Ausencia de recursos y sistemas de gestión modernos
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Situación financiera desfavorable e incontrolable en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias-débil comunicación interna
  • Escasas posibilidades de promoción y formación del personal, sin herramientas de motivación y resistenc ia al cambio
  • Envejecimiento plantilla
  • Ausencia de procedimientos o débil diseño, excesiva burocracia y continua sensación de urgencia
  • Mala infraestructura física o mala distribución física de los servicios

1º Ingrediente: DEBILIDADES

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  • Ausencia de sistemas de gestión modernos de personal (programas etc)
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Presupuesto de personal desfasado en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Inseguridad de los responsables por la ausencia de jefaturas legales
  • Escasas posibilidades de promoción de personal
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla
  • Necesidad de formación de la plantilla
  • Resistencias al cambio

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  • Existencia de RPT como base de retribuciones
  • Existencia de procedimientos actualizados
  • Seguimiento actualizado de cambios normativos en algunos servicios
  • Existencia de algunos Equipos motivados ,colaboradores , muy profesionales, con compromiso y buen ambiente de trabajo
  • Existencia de algunos liderazgos técnicos integradores y motivadores
  • Disposición de parte del personal al cambio
  • Existencia de personal con "experiencia y conocimientos valiosos"
  • Participación en programas innovadores
  • Selección personal por competencias "proyecto piloto"

2º Ingrediente: FORTALEZAS

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  • Ausencia de sistemas de gestión modernos de personal (programas etc)
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Presupuesto de personal desfasado en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Inseguridad de los responsables por la ausencia de jefaturas legales
  • Escasas posibilidades de promoción de personal
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla
  • Necesidad de formación de la plantilla
  • Resistencias al cambio

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  • Cambios normativos
  • Fragmentación política
  • Límites de las leyes de presupuestos
  • Instrumentos de gestión actuales ineficaces para solucionar problemas

3º Ingrediente: AMENAZAS

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  • Ausencia de sistemas de gestión modernos de personal (programas etc)
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Presupuesto de personal desfasado en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Inseguridad de los responsables por la ausencia de jefaturas legales
  • Escasas posibilidades de promoción de personal
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla
  • Necesidad de formación de la plantilla
  • Resistencias al cambio

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  • Posibilidades de establecer nuevos canales de comunicación internos
  • Buenas prácticas de otras organizaciones (Benchmarking)
  • Tecnologías e inteligencia artificial
  • Comunidades de prácticas
  • Elecciones Locales: Nuevo Equipo de gobierno y nueva Corporación
  • Disposición de parte del personal al cambio

4º Ingrediente: OPORTUNIDADES

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  • Ausencia de sistemas de gestión modernos de personal (programas etc)
  • Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
  • Presupuesto de personal desfasado en cuanto a políticas y efectivos
  • Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
  • Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
  • Inseguridad de los responsables por la ausencia de jefaturas legales
  • Escasas posibilidades de promoción de personal
  • Falta de herramientas motivación de personal
  • Envejecimiento plantilla
  • Necesidad de formación de la plantilla
  • Resistencias al cambio

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¿Lo probamos?

3º Hornear

DISEÑAR

PLANIFICAR Y DISEÑAR CON VISIÓN ESTRATÉGICA (A FUTURO)

2º Hervir

GESTIONAR

GESTIONAR DE FORMA EFICAZ LOS EFECTIVOS Y RECURSOS PRESENTES

1º Batir

CONCIENCIAR

NUEVO ENFOQUE ESTRATÉGICO ORGANIZATIVO


Estrategias con sabor

Líneas de actuación

ACTUALIZAR Y APROBAR UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MUNICIPAL:

Comporta la asunción de 4 objetivos estratégicos fundamentales:


  1. Diseño de una estructura organizativa moderna y con visión estratégica futura
  2. Revisión y actualización de la RPT mediante un nuevo método de valoración de puestos de trabajo que clarifique la actual.
  3. Fijación de programas de productividad y servicios extraordinarios públicos y equitativos.
  4. Establecimiento de un sistema de carrera profesional y evaluación del desempeño.

Gestionar de formar eficaz los efectivos presentes y futuros con una visión estratégica


Comporta la asunción de 4 objetivos estratégicos fundamentales:

  1. Renovación ordenada de la plantilla (OEP 2019 y siguientes) con una visión estratégica y de futuro que incorpore nuevos perfiles y mediante selección que tenga en cuenta los conocimientos y las competencias de los puestos.
  2. Estabilización y consolidación de la LPGE de la plantilla estructural
  3. Desarrollo profesional y evaluación del desempeño: Promociones internas, medidas de provisión temporal y definitiva de las vacantes por los funcionarios de carrera
  4. Plan formativo municipal: conocimientos, habilidades digitales y entrenamiento en competencias para un adecuado desempeño del puesto.

Concienciación de la necesidad de dar un nuevo enfoque estratégico al Departamento de Personal:


Comporta la asunción de 2 objetivos estratégicos fundamentales:

  1. Definición de la nueva misión, visión y valores del área de personal
  2. Simplificación y mejora de procesos: Revisión y actualización del inventario de servicios municipales. Definición del mapa de procesos de personal y simplificar los procedimientos administrativos

¿Lo probamos?

1º Batir

CONCIENCIACIÓN NUEVO ENFOQUE ESTRATÉGICO

1ª OBJETIVO


Propuestas de Mejora:

1. Definición de la nueva misión, visión y valores del Ayuntamiento

2. Formalización de Equipo Directivo como "asesor"

3. Diseño de Plan Formativo municipal: Formación planificación estratégica jefes y habilidades directivas. Conocimientos y normativa actualizada. Entrenamiento en habilidades desempeño de puestos (digitales, trabajo colaborativo...)

4. Establecimiento de nuevos canales de comunicación y aplicación de nuevos métodos de trabajo a los equipos (en red)

5. Revisión y actualización del inventario de servicios municipales. Elaboración Simplificación y mejora de procesos


Concienciación de la necesidad de dar un nuevo enfoque estratégico al Departamento de Personal:


Comporta la asunción de 2 objetivos estratégicos fundamentales:

  1. Definición de la nueva misión, visión y valores del área de personal
  2. Simplificación y mejora de procesos: Revisión y actualización del inventario de servicios municipales. Definición del mapa de procesos de personal y simplificar los procedimientos administrativos

¿Lo probamos?

2º HERVIR

GESTIONAR DE FORMAR EFICAZ LOS RECURSOS, SISTEMAS Y EFECTIVOS PRESENTES CON UNA VISIÓN ESTRATÉGICA

2º OBJETIVO

Propuestas de Mejora


1. Aprobación urgente del Presupuesto Municipal

2. Mejorar la calidad ambiental. Análisis y Distribución de espacios físicos

3. Análisis dimensión tecnológica y de las inversiones en hardware sofware

3. Dar estabilidad al personal que ocupa puestos estructurales

4. Adoptar medidas de transferencia de experiencia y conocimientos

5. Adopción de medidas de desarrollo profesional (evaluación del desempeño, promociones internas, medidas de provisión temporal y definitiva de las vacantes por los funcionarios de carrera)



¿Lo probamos?

3ª HORNEAR
DISEÑAR UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MUNICIPAL Y POLÍTICA RETRIBUTIVA

3ºOBJETIVO


Propuestas de mejora

1. Diseño de una estructura organizativa moderna y con visión estratégica futura que incorpore nuevos perfiles (selección conocimientos y competencias). Especial referencia departamento de modernización.

2. Revisión y actualización de la RPT mediante un nuevo método de valoración de puestos de trabajo que clarifique la actual.

3. Fijación de programas de productividad y servicios extraordinarios públicos y equitativos.

4. Establecimiento de un sistema de carrera profesional y evaluación del desempeño.

¿Lo probamos?

Benchmarking

Trabajo colaborativo

Equipos transversales

Visión estratégica

Servir

Métodos innovadores

Proceso de elaboración

Nuevos métodos

Dificultades


Nos faltan algunos en el equipo
Nos falta validación política
Nos falta alineación con los políticas locales del Equipo de Gobierno
Nos falta aprender a trabajar con nuestros equipos
#Nos valoramos
#Te valoramos

¿te unes al Equipo? Nos queda mucho por aprender



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Beneficios


Sabemos más de los otros
Compartimos más
Trabajamos mejor
Aprendemos y desaprendemos
Mejor comunicación
Mejor servicio
Incremento satisfacción ciudadana
#Nos valoramos


"No es la especie más fuerte la que sobrevive ni la más inteligente sino la más receptiva al cambio.
Charles Darwin"

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