Dossier planificación

Ayuntamiento de El Campello 2019-2023

"Gestionando el Cambio"

12. ¿Continuamos?

11. Presentación Equipo Gobierno

10.Recopilando el trabajo realizado

9. Análisis CAME Propuesta mejora

8.Formación de Equipos

7. Seleccionando problemas comunes

6. Compartiendo el trabajo individual

5. Manos a la obra: DAFOS servicios

Reflexionando en común

4.Definiendo objetivos

Reglas del juego

3.Creación de foro

Engañando a los jefes

2.Punto de partida

1.Cómo empezó todo

Cronología

Origen: Comunidad Prácticas Innovación Pública Diputación de Alicante

Creación de un "mini Equipo Marvelita" 100% femenino para reflexionar y compartir caracterizado por la cultura Marvel "trabajo en equipo para un fin común"

Sensación de descontrol Sensación de desorganización extrema Malestar general y disputas entre compañerosReinos de taifasSensación de soledad y abandono

"Salvar la Administración del Caos"

Así empezó todo....

EQUIPO MARVEL

Taller Gestión del CambioVictor Almonacid Secretario Ayto AlziraAmalia López AceraPeriodista Ayto Calpe

Conclusiones

Reflexiones conjuntas Necesidad de cambioPlanificarCompartirTrabajo en redLo intentamosNuevos actores: elecciones

Engañando a los jefes con ayuda externa

Punto de Partida

"Necesitamos entendernos y que nos entiendan ¿Aprendemos a comunicar eficazmente?

Reuniones periódicas para compartir información, planificar y trabajar colaborativamente; moderadores, actas, secretaría, duración ,

Primer paso: Reglas del juego: Acordamos cómo íbamos a funcionar

Nuevos canales de comunicación

Creación de Foro Directivo

Objetivos concretos:Disfrutar de nuestro trabajoMejorar las relacionespersonales

Objetivos genéricos:Mejor servicio al ciudadanoCompromiso con lo público

¿Porqué estamos aquí?

80%

42%

70%

65%

Planificando ¿ahora qué?

Definiendo objetivos

Nuestro "experto" en planificación estratégica nos repasa los conceptos de elaboración de un DAFO y el análisis CAME. Análisis interno y externo de cada uno de nuestros servicios.Análisis CAME: Estrategias

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO? ¿nos atrevemos con un CAME?

Trabajo individual:Todos los servicios sin excepción analizamos interna y externamente nuestros servicios (debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades)

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO?

Cada responsable expone su situación y análisis individual, su visión de cómo cree que nos va en nuestros servicios

Exposiciones DAFO

Nos enteramos de cómo están los otros y nos sorprendemos de muchas cosas

Puesta en común

Compartimos nuestro análisis individual

INFO

Seleccionamos las fortalezas de cada servicioIdentificamos las amenazas a las que nos enfrentamos y oportunidades para hacerle frente

Analizamos e identificamos problemas TRANSVERSALES que afectan al Ayuntamiento de El Campello

Comienza el trabajo en red:compartimos y agrupamos

INFO

EQUIPO AZUL

EQUIPO ROSA

EQUIPO VERDE

Problemas relacionados con modernización y recursos con una visión transversal

Problemas relacionados con personal y organización con una visión transversal

Problemas relacionados con formación y comunicación con una visión transversal

¿Pensamos juntos? Equipos conectados-feedback- Estrategias CAME- Propuestas de mejora

Formación de Equipos de trabajo

Personal y organización

Equipo Rosa

Coordinador ingresos píúblicos

Rai PaneaJefe Disciplina Urb.

Javier Carretero

Tesorero

Eduardo L.

Jefe Oficina Técnica

Paco P.

Jefa Personal

Trini M.

Formación y comunicación

Equipo Azul

Miriam G.

Carolina L.Jefa Gestión Urb.

Pere R.Jefe Cultura y Ftas

Jefa Contratación

NIeves S.

Jefa Educación

Mar S.

Jefa Patrimonio

Ester F.

Recursos y modernización

Equipo Verde

Carlos N. secretario

Teresa M.Jefa S. sociales.

José M.Interventor

Jefe Planeamiento

Luis M.

Jefa Infraestructuras

Laura C.

Jefe Turismo y Empleo

Iñaki S.

El reto de la nube de azúcar

Aprendiendo a trabajar en equipo

Siempre parece imposible hasta que se hace

La creatividad requiere coraje

Propuestas de mejora

Análisis CAME

Explotar oportunidades

Afrontar amenazas

Mantener fortalezas

Corregir debilidades

Propuestas de mejora

Análisis CAME

Presentación al nuevo Equipo de Gobierno Necesidad de validación política Alineación polítíca y técnica

Puesta en común e intercambio de opiniones con el resto de equipos

Elaboración de documento conjunto que refleje la visión actual del Ayuntamiento

Exposición de datos de cada equipo con propuestas de mejora y orden de prioridades

Oportunidades

Amenazas

Fortalezas

Debilidades

Análisis externo

Análisis interno

DAFO

Nombre del autor

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Ausencia organigrama
Valoración de puestos desfasada
Incremento de desviaciones retributivas
Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
Falta de herramientas motivación de personal
Envejecimiento plantilla

"Nuestra mayor debilidad reside en rendirnos. La forma más segura de tener éxito es intentarlo una vez más. Thomas Edison

Personal y organización

Debilidades

Débil comunicación interdepartamental, falta de cooperación y comunicación servicios
Débil formación habilidades tecnológicas y digitales del personal
Ausencia de procedimientos o débil diseño acompañados de excesiva burocracia
Continua sensación de urgencia
Resistencia al cambio de parte del personal de algunos servicios
Existencias de ordenanzas, planeamiento, portales no actualizados
Falta de compromiso y apoyo político a la formación de los empleados

Formación y comunicación

Debilidades

Recursos tecnológicos poco avanzados
Departamento de modernización débil
Situación financiera desfasada e incontrolable
Implantación administración electrónica parcial
Mala infraestructura física o mala distribución física de servicios
Ausencia de actualización de inventario municipal

Modernización y Recursos

Debilidades

Existen algunos equipos de trabajo muy profesionales, buen ambiente de trabajo y compromiso
Existen liderazgos técnicos integradores y motivadores
Existencia de RPT
Existencia de personal de algunos servicios con disposición al cambio y a la formación nueva
Experiencia de gran parte del personal
Existencia de ordenanzas y reglamentos actualizados de algunos servicios
Interés de gran parte del personal en la modernización de los servicios
Incorporación de nuevo personal en algunos servicios con nuevas habilidades o competencias
Alta cualificación de parte de la plantilla y existencia de algunos equipos multidisciplinares .

"Juntarse es un comienzo, seguir juntos es un progreso y trabajar juntos es un éxito". Henry Ford

Fortalezas

Cambios normativos que generan nuevas obligaciones y nuevas competencias municipales
Fragmentación política
Nuevas exigencias de participación ciudadana y acceso a la información publica
Riesgos de injerencias políticas en el funcionamiento básico de los servicios
Incremento de remisión de información a plataformas externas para fiscalización
Responsabilidad penal, civil y contable personal técnico
Cambios políticos a nivel estatal/autonómico de distinto signo que generan nuevas políticas
Débil implantación de la interoperabilidad a nivel estatal, autonómico y otros organismos externos
Límites de las leyes de presupuestos

""Debemos usar el tiempo sabiamente y darnos cuenta de que siempre es el momento oportuno para hacer las cosas bien". Nelson Mandela

Amenazas

Nuevos métodos de trabajo colaborativo : comunidades de prácticas
Nuevas tecnologías, robótica e inteligencia artificial
Nuevo escenario político: Elecciones locales, estatales y autonómicas
Voluntad del Equipo directivo a la cohesión y la modernización del funcionamiento de los servicios
Posibilidad de teletrabajo
Nuevos segmentos (juventud, residentes extranjeros y otros colectivos)
Mayor concienciación de la existencia de un buen liderazgo técnico
Disposición del personal directivo a nuevos canales de comunicación interna
Benchmarking (atraer buenas prácticas de otras administraciones)

"Siempre parece imposible hasta que se hace"

Oportunidades

Planificación de acciones y priorizar lo urgente
Presentar a la nueva Corporación foto real de la situación: organigrama, retribuciones, productividad
Disponer de la Valoración de puestos conforme factores RPT 2010 (Dipu)
Disponer de propuesta normas de concesión de productividad con límites por servicio y personas ,y con evaluación del desempeño
Creación de un órgano técnico legitimado(equipo colaborativo)
Disponer de proyecto de presupuesto actualizado
Análisis datos jubilación (conocimiento y experiencia más valioso).- ofertas internas y procedimientos
Compartir formas de trabajo entre departamentos o grupos. ERASMUS
Utilizar herramientas de redimensionamiento de plantilla y cargas de trabajo (Dipu)

Personal y organización

Propuestas de mejora

Establecer horario de trabajo interno técnico
Promover dinámicas de grupo entre jefes y miembros de los servicios, reuniones periódicas responsables o similares.
Establecer nuevos canales de comunicación (jammer, mail...)
Formación propia y obligatoria "específica y continuada" del personal normativa actualizada; habilidades digitales, destrezas, competencias, nuevas necesidades . Reflejo en presupuesto y diseño transversal de los responsables de la formación
Formación en planificación estratégica y competencias directivas
Revisar procesos y simplificar trámites
Actualización de portales, ordenanzas, planeamiento etc de aquellos servicios que no los tengan

Formación y comunicación

Propuestas de mejora

Definición de la dimensión de personal y recursos tecnológicos del Servicio de modernización y comunicación mediante un equipo multidiciplinar y con una auditoría externa (las inversiones en hardware y software pueden afectar a estrategias de futuro)
Participación en la propuesta de presupuesto, previo conocimiento de las necesidades actuales y la propuesta política, siendo conscientes de la realidad global y no individual del servicio, formando a los jefes en la propuesta y teniendo en cuenta su visión, para mejor control y desarrollo.
Realización de inventario de ubicaciones de los servicios y posibles ubicaciones así como valoración de la inversión, siendo el espacio físico necesaio para el desarrollo eficiente de sus funciones

Modernización y Recursos

Propuestas de mejora

"Cómo Mejorar la Organización del Ayuntamiento de El Campello"Instrucciones "paso a paso"

Situación actual junio 2019

Trinidad Martinez Sanz

Población 27.893 habitantes (triple en verano)Plantilla actual 266 Fija 211Temporal 55Datos de género109 mujeres157 hombresActividad principal Turismo y ServiciosSituación política débil (antes elecciones locales)fragmentación sin mayorías

Receta Saludable

Ingredientes: DAFO

OPORTUNIDADES

Para su elaboración

FORTALEZAS

DEBILIDADES

AMENAZAS

1º Ingrediente: DEBILIDADES

Ausencia de recursos y sistemas de gestión modernos
Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
Situación financiera desfavorable e incontrolable en cuanto a políticas y efectivos
Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias-débil comunicación interna
Escasas posibilidades de promoción y formación del personal, sin herramientas de motivación y resistenc ia al cambio
Envejecimiento plantilla
Ausencia de procedimientos o débil diseño, excesiva burocracia y continua sensación de urgencia
Mala infraestructura física o mala distribución física de los servicios

2º Ingrediente: FORTALEZAS

Existencia de RPT como base de retribuciones
Existencia de procedimientos actualizados
Seguimiento actualizado de cambios normativos en algunos servicios
Existencia de algunos Equipos motivados ,colaboradores , muy profesionales, con compromiso y buen ambiente de trabajo
Existencia de algunos liderazgos técnicos integradores y motivadores
Disposición de parte del personal al cambio
Existencia de personal con "experiencia y conocimientos valiosos"
Participación en programas innovadores
Selección personal por competencias "proyecto piloto"

3º Ingrediente: AMENAZAS

Cambios normativos
Fragmentación política
Límites de las leyes de presupuestos
Instrumentos de gestión actuales ineficaces para solucionar problemas

4º Ingrediente: OPORTUNIDADES

Posibilidades de establecer nuevos canales de comunicación internos
Buenas prácticas de otras organizaciones (Benchmarking)
Tecnologías e inteligencia artificial
Comunidades de prácticas
Elecciones Locales: Nuevo Equipo de gobierno y nueva Corporación
Disposición de parte del personal al cambio

Líneas de actuación

Estrategias con sabor

1º BatirCONCIENCIAR

2º HervirGESTIONAR

3º HornearDISEÑAR

¿Lo probamos?

Propuestas de Mejora:1. Definición de la nueva misión, visión y valores del Ayuntamiento2. Formalización de Equipo Directivo como "asesor"3. Diseño de Plan Formativo municipal: Formación planificación estratégica jefes y habilidades directivas. Conocimientos y normativa actualizada. Entrenamiento en habilidades desempeño de puestos (digitales, trabajo colaborativo...)4. Establecimiento de nuevos canales de comunicación y aplicación de nuevos métodos de trabajo a los equipos (en red)5. Revisión y actualización del inventario de servicios municipales. Elaboración Simplificación y mejora de procesos

1ª OBJETIVO

1º BatirCONCIENCIACIÓN NUEVO ENFOQUE ESTRATÉGICO

¿Lo probamos?

Propuestas de Mejora 1. Aprobación urgente del Presupuesto Municipal2. Mejorar la calidad ambiental. Análisis y Distribución de espacios físicos3. Análisis dimensión tecnológica y de las inversiones en hardware sofware3. Dar estabilidad al personal que ocupa puestos estructurales4. Adoptar medidas de transferencia de experiencia y conocimientos5. Adopción de medidas de desarrollo profesional (evaluación del desempeño, promociones internas, medidas de provisión temporal y definitiva de las vacantes por los funcionarios de carrera)

2º OBJETIVO

2º HERVIR GESTIONAR DE FORMAR EFICAZ LOS RECURSOS, SISTEMAS Y EFECTIVOS PRESENTES CON UNA VISIÓN ESTRATÉGICA

¿Lo probamos?

Propuestas de mejora 1. Diseño de una estructura organizativa moderna y con visión estratégica futura que incorpore nuevos perfiles (selección conocimientos y competencias). Especial referencia departamento de modernización.2. Revisión y actualización de la RPT mediante un nuevo método de valoración de puestos de trabajo que clarifique la actual. 3. Fijación de programas de productividad y servicios extraordinarios públicos y equitativos. 4. Establecimiento de un sistema de carrera profesional y evaluación del desempeño.

3ºOBJETIVO

3ª HORNEARDISEÑAR UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MUNICIPAL Y POLÍTICA RETRIBUTIVA

¿Lo probamos?

Nuevos métodos

Proceso de elaboración

Métodos innovadores

Servir

Visión estratégica

Equipos transversales

Trabajo colaborativo

Benchmarking

¿Lo probamos?

DificultadesNos faltan algunos en el equipoNos falta validación políticaNos falta alineación con los políticas locales del Equipo de GobiernoNos falta aprender a trabajar con nuestros equipos#Nos valoramos #Te valoramos¿te unes al Equipo? Nos queda mucho por aprender

BeneficiosSabemos más de los otrosCompartimos másTrabajamos mejor Aprendemos y desaprendemosMejor comunicaciónMejor servicioIncremento satisfacción ciudadana#Nos valoramos "No es la especie más fuerte la que sobrevive ni la más inteligente sino la más receptiva al cambio. Charles Darwin"

Dossier planificación

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