Mapa mental da organização de eventos

MAPA MENTAL ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

PLANEJAMENTO

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Você precisa compreender que o planejamento começa com muita antecedência. Se você organiza eventos mensais, precisa ter um cronograma definido já no final do ano anterior com as datas definidas, etapas e estrutura necessárias para cada evento. A organização antecipa imprevistos e minimiza os riscos de algo dar errado.

Orçamento

Data, hora e local

Definir objetivos

1.A

Para que o evento atenda as expectativas dos participantes ele deve ter o objetivo definido. Podendo conter mais de um objetivo, o evento deve apresentar esses objetivos durante toda a divulgação. Sendo assim, os participantes já saberão o que esperar e os feedbacks do se evento serão excelentes, pois você com certeza atingirá o público-alvo correto.

1.B

Leve em consideração a melhor data e horário em que seu público poderá comparecer ao evento. O local é outra questão essencial, devendo ser estudado aqui a questões como infraestrutura que o ambiente oferece e localização. O melhor a se fazer é escolher um local que seja próximo à empresa ou que tenha fácil acesso, para que ninguém encontre dificuldades para encontra-lo.

1.C

A partir da verba você conseguirá definir o espaço em que acontecerá o evento, a decoração e estrutura necessária. Faça uma planilha para organizar todas essas informações e não se perder durante a loucura que é organizar um evento.

PARCERIAS

2

Os parceiros é que te ajudarão a tornar o seu evento possível. Os patrocinadores vão te apoiar financeiramente, em troca de exposição da marca. Os fornecedores tornarão a sua estrutura para acontecimento do evento possível. E sua equipe é que te ajudará a organizar o evento.

Fornecedores

Escolha da equipe

Buscar patrocínios

2.A

A busca pelo patrocínio é uma das etapas mais importantes durante a organização de qualquer evento. Independente do porte do evento, é necessário conquistar possíveis investidores para colaborar com dinheiro ou apoio em alguma atividade necessária para a realização do evento.

2.B

Se você organiza eventos periódicos, saberá se é melhor contar com uma equipe fixa ou não e se seus eventos têm menor frequência, são anuais, semestrais se você contrata uma equipe terceirizada ou busca seus próprios colaboradores. Além disso, nessa etapa você deve definir qual será a função de cada um, suas tarefas durante a organização e no dia do evento, quanto gastará com uniformização da equipe e como será o organograma funcional da equipe.

2.C

O evento precisa de tendas de apoio? O evento fornecerá alimentação aos inscritos? As inscrições serão feitas de que forma? E quem fornecerá a premiação? O evento será gravado, fotografado? Quem fornecerá o uniforme da organização? Como será a sinalização no local? Como será a segurança do local?

DIVULGAÇÃO

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As pessoas só irão se interessar por algo que elas sabem que existe, isso é fato. E essa etapa do evento deve ser muito bem identificada e tratada no planejamento do seu evento. A partir da definição do seu público, você saberá quais são os melhores canais para divulgar seu evento. Seu público são jovens conectados que amam cross fit? Aposte no Instagram, por exemplo. Seu público são homens de meia idade que tem como hobby o motociclismo? Aposte no marketing direto. E por aí vai.A chave é entender onde está seu público.

Redes sociais

Comunicação visual

Página de inscrição

3.A

Ao vender os ingressos ou cobrar as inscrições, você pode optar por fazer esse processo pela Internet, em landing pages. Dessa forma, enquanto o evento não chega, você pode oferecer aos participantes do evento dicas para se preparar para o evento, novidades do setor, dicas de equipamentos e muito mais. Isso estreita o relacionamento do participante com o seu evento e é simples de fazer.

3.B

Adesivos, panfletos, banners, faixas, cartazes, mídias sociais, blogs, entrevistas em rádio... Enfim, todo aparato necessário para tornar seu evento público. Não se esqueça de caprichar na comunicação visual e na criação da identidade do evento.

3.C

Crie redes sociais para compartilhar o dia-a-dia da organização do evento e, para atrair ainda mais engajamento do seu público, compartilhe conteúdo relevante sobre seu esporte favorito, dicas para competição, para preparação ou apenas frases para motivar.

PRÉ-EVENTO

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É o momento decisivo, em que você terá que começar a montar e tornar real o seu evento.

Documentos e licenças

Agenda de atividades

Montar estrutura

4.A

É chegada a hora de montar toda a estrutura necessária para receber o evento.

4.B

Divulgue a lista de atividades e serviços que acontecerão/estarão presentes no evento.

4.C

Certifique-se de que todas as licenças e documentos necessários para o acontecimento do evento estejam regularizadas, para que não haja nenhum imprevisto durante o evento.

EVENTO

5

É chega a hora! Certifique-se de que tudo está nos conformes e esteja preparado para resolver imprevistos que podem surgir no seu caminho.

Credenciamento dos participantes

Gerir problemas eventuais

Verificar todas etapas anteriores

5.A

Verifique se todas as etapas anteriores foram cumpridas com rigor.

5.B

Esteja a disposição para resolver eventuais problemas e imprevistos que podem surgir na hora do evento. Isso pode ser a chave para que um participante ou atleta volte na sua próxima edição.

5.C

Uniformes e crachás para identificar a equipe que trabalhará no evento. Além de cuidar também de identificar os inscritos no evento, caso se trate de workshops, palestras ou eventos esportivos ou dos convites, caso seja um cerimonial.

PÓS-EVENTO

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Procure ouvir e aprender com os feedbacks dos participantes e entenda que a organização do evento não acaba quando ele termina. Soa contraditório, mas vou te explicar melhor aqui. É preciso manter os participantes engajados com a sua causa para garantir que eles queiram voltar e se tornem propagadores do seu evento para a próxima edição.

Reunião da equipe

Pesquisa de satisfação

Análise dos resultados

6.A

Divulgue os resultados do evento, quem foram os homenageados ou vencedores, quais são os destaques, fotos, vídeos e depoimentos de participantes. Mostre ao público o quanto foi um sucesso o seu evento e já o deixe ansioso para a próxima edição.

6.B

Busque um feedback dos participantes do evento através de pesquisas, para medir o sucesso da sua produção. Pesquise sobre as instalações, os brindes, os materiais, as atividades, horário, etc.

6.C

Faça uma última reunião para saber da sua equipe sobre os resultados, sobre o feedback da sua equipe, como se sentiram durante o evento, como se deu a organização, etc. É importante saber se poderá contar com a equipe para o seu próximo evento e saber os pontos positivos e negativos da organização.