3.2. GESTIÓN DEL TIEMPO

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CONSEJOS PARA REUNIONES EFICACES...

Fuentes

DETERMINAR SI ES NECESARIA LA REUNIÓN

DURANTE LA REUNIÓN

DESPUÉS DE LA REUNIÓN

SELECCIONAR TIPO DE REUNIÓN

PREPARAR LA REUNIÓN

INICIO

CONDUCCIÓN

ENVIO DEL ACTA

EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN

SEGUIMIENTO O CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS

CIERRE

Analizar: Determinar si es necesario efectuar una reunión  Propósito: Tener una razón que justifique la realización de una reunión: motivo, recursos y tiempo invertido.  Oportunidad: Evaluar el contexto en términos de clima interno, disponibilidad de la información, efectos en las personas, entre otras. En definitiva, responde a lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión.

Tenga presente: Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo al tema y objetivo a alcanzar: Planificación y Evaluación, Control de Gestión, Información, Participación o Negociación, y Consultiva. Puede haber una combinación de los tipos indicados. Tipo de Reunión Descripción Planificación y Evaluación Evaluar resultados y formular y/o discutir planes estratégicos, operativos, o Compromisos de Desempeño. Requieren de tiempo para la reflexión, análisis de información y generación y discusión de ideas. Control de gestión Monitorear planes y actividades semanales / mensuales / diarias, compartir datos, resolver. Centrarse en la revisión y control de la Carta Gantt. Deberán tener una frecuencia periódica establecida y conocida por todos. Información Dar a conocer una información o decisión. Desmentir un rumor. Anunciar un cambio. Dar instrucciones a un equipo. Adoptar un procedimiento. Informar un plan o proyecto. Participación o Negociación Analizar o resolver un asunto. Acordar una o más responsabilidades. Fijar, modificar o negociar plazos, cargas de trabajo. Tomar decisiones. Fijar o modificar estándares. Establecer objetivos. Evaluar resultados. Analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. Intercambiar puntos de vista. Llegar a acuerdos y tomar decisiones. Consultiva Diagnosticar un problema. Recoger información. Conocer reacciones ante un cambio. Generar sugerencias y alternativas de solución. Recabar posiciones ante un conflicto. Analizar opciones.

Tenga presente:  Sintetizar la información que se debe comunicar.  Tener la información 100% clara para enfrentarse a la reunión con su equipo.  Pedir ayuda para que no se interrumpa la reunión.  Considerar recesos si la reunión dura más de 2 horas.

1.1 Puntualidad: Iniciar puntualmente la reunión. 1.2 Ambientación: Agradecer la puntualidad de los asistentes. Conversar informalmente con los participantes para distender el ambiente en un momento inicial. 1.3 Revisión de agenda:  Exponer objetivos y resultados esperados de la reunión.  Repasar agenda para evaluar con el equipo si es necesario añadir o eliminar algún punto o modificar los tiempos estimados.  Entregar material de apoyo para consulta o lectura durante la reunión si fuese necesario y pertinente. 1.4 Definición de normas de la reunión: o Respetar agenda y tiempos por tema. No salirse del programa. o Silenciar los celulares. o Aplazar para otra reunión los temas que no se relacionen con la agenda. o Dar y pedir la palabra. Sólo una persona habla a la vez. o Las personas deben hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute. o Solicitar que los comentarios y discusiones sean sobre temas, asuntos e ideas y no sobre personas. o Solicitar que los participantes permanezcan durante la reunión.

2.1 Registro de acta: · Contar con una persona que tome nota para generar un acta de reunión (puede ir rotando) es importante que no sea el conductor de la misma. · Se deberá registrar: 1 Puntos tratados 1 Acuerdos adoptados 1 Responsabilidades asignadas 1 Plazos establecidos. Utilidad de las Actas: - Permite reconstruir discusiones en una nueva reunión. - Permite recordar las decisiones tomadas y las acciones a realizar. - Permite saber qué pasó en una reunión a la que no se asistió. 2.2 Fomento de la participación: · Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin descalificación. · Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas. · Atender y escuchar de manera explícita, con una actitud empática. Mirar a los ojos a todos los participantes. Invitarlos, a su vez, a dirigirse a todos los participantes cuando hablan y a comunicarse de manera asertiva. · Fomentar que el equipo analice los temas planteados. · Estimular a los que no participan: Preguntar directamente a cada uno solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire. · Impedir que alguien monopolice la discusión: Prestar atención para interrumpir en el momento oportuno y reconducir el tema, reconociendo el valor de lo aportado por el funcionario. 2.3 Focalización en los objetivos de la reunión:  Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto está próximo a terminar.  Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención en los objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes.  Evitar la introducción de algún tema que, aunque vinculado con la agenda de trabajo, no interesa esencialmente a los fines de la reunión.  Evitar continuar la discusión después de haber llegado a una conclusión acerca de un tema de la tabla. Consecuencias negativas de las pérdidas de tiempo: - Cuando participantes discuten asuntos ajenos a la tabla, las personas que están al margen de la discusión tienden a aburrirse y a evadirse mentalmente. - A medida que se suman pérdidas de tiempo la reunión se acerca a la hora fijada para su finalización y muchos de los participantes que inicialmente pensaban aportar algo a los puntos en tabla se abstienen de hacerlo para no agregar motivos que alarguen la reunión. 2.5 Definición de compromisos y acuerdos: Planificar las tareas considerando plazos y responsables. Priorizar las tareas que deben hacerse. Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados. Delegar tareas a los participantes. Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y acciones a llevar a cabo. Anticipar posibles contingencias que afecten el cumplimiento de compromisos por ausencias de funcionarios (vacaciones, licencias médicas, capacitaciones, etc.) y tomar medidas con el equipo para resolverlas. Definir, en caso que sea necesario, mecanismos de apoyo (traspaso de conocimientos, prácticas colaborativas, capacitación dentro del mismo equipo, capacitación cruzada, entre otras). Si se trata de una reunión de planificación, establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el avance de los compromisos y la superación de desafíos. Explicitar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas reuniones, hasta que estos hayan sido cumplidos.

Enviar Acta de la reunión a los participantes o Revisar el acta y validarla con los demás participantes. o Enviar el acta con los acuerdos asumidos (en no más de dos días posterior a la reunión), lo que ayudará a los participantes a recordar qué se ha debatido y decidido en ella. Recuerde enviarla a aquellos participantes que por alguna razón estuvieron ausentes.

Evaluación de la reunión Esta actividad será realizada por quien convoca y/o dirige la reunión. Su propósito es evaluar la eficiencia y eficacia de la reunión en relación al objetivo que la originó, a través de los siguientes ámbitos: Aspectos Formales: Evaluar si se cumplieron los objetivos de la reunión y en qué porcentaje. Evaluar material de apoyo utilizado y/o entregado a los participantes. Verificar asistencia y pertinencia de los participantes convocados y quienes efectivamente estuvieron presentes. Verificar si se cumplieron los horarios estipulados y las normas. Evaluar el desempeño de quien dirigió la reunión (a través de una autorreflexión y/o solicitando una retroalimentación a algunos de los participantes):  Evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos contraídos en la reunión anterior, si corresponde.  Verificar que se tomaron y aprobaron decisiones.

 Analizar el grado de participación de los miembros del grupo y clima de la reunión.  Identificar aprendizajes y posibles acciones de mejora.

Seguimiento de cumplimiento de acuerdos. Esta etapa, si bien no es parte de la reunión, resulta clave para que se concreten los compromisos cuando éstos se han acordado. 1. Calendarizar los hitos a monitorear. Asegurar que se realice (por parte de usted o por una persona que se designe) una programación de los compromisos contraídos, identificando responsables y fechas de cumplimiento. 2. Asegurar que se efectúe seguimiento de los hitos, haciendo un seguimiento a la programación realizada. 3. Cumplir los compromisos propios.

Recapitulación:  Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta.  Efectuar, o solicitar a algún participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha tentativa de próxima reunión, y monitoreo de los acuerdos pactados.  Preparar agenda siguiente. Manejo del estado de ánimo al cierre de la reunión: Dependiendo del tipo de reunión: Entregar feedback al equipo de su participación en la reunión, para resaltar los aportes y/o fomentar actitudes de atención, compromiso y contribución. Recoger opinión de los miembros: cómo fue el trabajo en equipo, cómo se sintieron los participantes durante la reunión. Entregar reconocimiento por los avances que estas reuniones han permitido. Favorecer estados de ánimo favorables al trabajo.