Decálogo OBSERVARSE: Administraciones y Entidades públicas

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10. Comunicación estratégica El diálogo con estos grupos de interés debe ser abierto, honesto, fluido y recíproco. Antes de iniciar un diálogo, la organización debe tener un discurso prestablecido para saber comunicar a la administración, de forma clara y concisa, sus necesidades. También debe ofrecer la oportunidad de ser escrutados, con respuestas precisas y sin vacilaciones ni dudas.

9. Transparencia La transparencia debe ser una máxima en esta relación, que implique comunicación contrastable y verificable de forma recíproca. La transparencia no implica solamente el mostrar información, sino también la calidad de la información mostrada. La administración pública, al igual que otros grupos de interés, demanda cada vez más información sobre los asuntos financieros y extra financieros de la empresa. De ahí, la importancia de comunicar en la triple vertiente económica, social y ambiental (ESG).

8. Alianzas público-privadas Las alianzas estratégicas a largo plazo entre la administración pública y las empresas centradas en desarrollo de políticas públicas, coparticipación en programas de desarrollo social, coparticipación en iniciativas de mitigación del cambio climático o cualquier otro tema en la agenda ambiental y social puede resultar beneficioso para los objetivos estratégicos de ambos.

7. Comunicación y alineación La comunicación fluida, constructiva y armoniosa entre administración pública y las empresas permitirá establecer alianzas público-privadas que beneficien a grupos sociales o al medio ambiente, a través de la alineación de estrategias e intereses comunes. Por ejemplo, acciones formativas, de sensibilización y de contribución a los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible), realizadas de manera conjunta, no solo son deseables sino que son necesarias.

6. Reporte La rendición de cuentas es fundamental, a través de la memoria de sostenibilidad, informe integrado u otro documento que acredite la actividad anual realizada.

5. Actores clave La administración pública juega un papel legislador y regulador de la actividad económica de la empresa y establece las obligaciones laborales, sociales y ambientales, por lo que mantener una comunicación estratégica es vital para responder de forma transparente, clara y oportuna. Es importante considerar a la administración pública como un actor clave en la gestión de riesgo de la empresa, debido a su rol legislador y regulador. También es recomendable incorporar, dentro de la estrecha relación con la administración pública, la posibilidad de ser avisados ante cambios normativos que afecten a la actividad de la empresa. Y al revés, cuando la empresa tenga dificultades, hacerlo saber de inmediato, incluyendo el alcance y las medidas propuestas para mitigar y/o eliminar los riesgos y las dificultades.

4. PlanificaciónEs necesario y fundamental definir interlocutores válidos que permitan una comunicación fluida. También es conveniente disponer de un calendario anual, planificando sus contenidos, acciones y divulgación de los progresos y mejoras en la propia relación, diálogo y/o alianza. Este plan deseablemente habría de ser consensuado entre las partes, pero de no lograrse, igualmente es valioso contar con uno propio por parte de la empresa.

3. Procesos administrativos Una de las principales dificultades en esta relación, es la complejidad y lentitud de los procesos administrativos. Si bien es cierto que los procesos administrativos, de acuerdo a la legislación y normativas, establecen unos canales de obligado cumplimiento, es recomendable tener interlocutores que garanticen la fluidez de estos procesos. En el caso de comunicaciones en general entre ambas entidades, es recomendable usar medios electrónicos para fortalecer la comunicación y la relación entre ambas organizaciones. Sin perjuicio de otro tipo de comunicaciones: visitas a las instalaciones de cada uno, reuniones, conversaciones por teléfono, etc.

2. Confianza El diálogo y la comunicación entre ambos actores es un pilar básico para construir una relación de colaboración basada en la confianza mutua. Es importante establecer interlocutores, con cierta relevancia y acceso a la dirección de ambas entidades.

1. Cultura de escucha Se parte de la suposición de que la administración pública conoce las necesidades y la realidad de las comunidades locales en las que actúa. Además de estar interviniendo en el territorio, es la que está llamada a dar permanencia y continuidad a esa intervención. En este sentido, la empresa debe adoptar una actitud de escucha para entender estas necesidades y detectar cómo puede colaborar. Las entidades públicas son un aliado para que las empresas tengan un mayor acercamiento con las comunidades en las que operan.