Acta de constitución del proyecto

Acta de constitución del Proyecto MOOClanders2017

En la tarea anterior indicamos que nuestro Proyecto, que había obtenido la mayor puntuación una vez aplicados los criterios de selección con la correspondiente ponderación y realizada la matriz DAFO, trataba de desarrollar una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la Administración de Justicia. En esta tarea del módulo 2 se define el ámbito del Proyecto y se especifican sus limitaciones, para ello se redacta el Acta de Constitución del Proyecto que es un trabajo realizado en equipo por los MOOClanders2017 como continuación del primer trabajo en el que quedó seleccionado el trabajo a desarrollar. El equipo consta de un total de cinco personas. Tres de ellas trabajan en la misma Consejería y pueden realizar reuniones presenciales para trabajar en común. La comunicación con las otras dos personas se lleva a cabo por WhatsApp, correo electrónico o vía telefónica.Hemos entendido que el trabajo en equipo aporta visiones y análisis de más personas, de manera que ello enriquece el trabajo y también los conocimientos de todos sus miembros.

Introducción (1)

La formación del Acta de Constitución ha sido fruto de las aportaciones de los compañeros. Se presentó un primer borrador por uno de ellos y todos los demás han aportado sus propuestas nuevas, las propuestas de rectificación, la forma de presentación, etc.Hemos intentado responder a todos los puntos que debe contener el Acta de Constitución y no sólo a los mínimos. De esta manera el trabajo resulta más completo y enriquecido, y favorece el intercambio de opiniones e incluso el debate entre los miembros del equipo ¡La interacción es enriquecimiento!En cuanto a la presentación, esta ha sido nuestro gran caballo de batalla y finalmente hemos optado por aceptar el reto propuesto y llevar a cabo la presentación mediante una infografía (“powered by” Genial.ly).

Introducción (2)

Identificación del proyecto

Nombre del proyecto.Desarrollo de un programa informático que contiene bases de datos para almacenar o gestionar los expedientes previa digitalización de los mismos sistema electrónico de almacenamiento documental de transición.Nombre común o de "guerra": digitalexp.Nombre técnico-descriptivo del proyecto.Desarrollo de una aplicación informática (base de datos) que permita el almacenamiento electrónico de las consultas tramitadasen el Departamento de la Consejería de Educación y Universidad que implanta el programa, así como el almacenamiento, previa digitalización, de la documentación de los expedientes administrativos tramitados de manera no electrónica, como sistema de transición previo a la implantación de la tramitación electrónica administrativa.

¿Cómo se denomina el proyecto?

Descripción

El Proyecto consiste en el desarrollo y la implantación de un nuevo producto electrónico que permita el almacenamiento de la documentación, previamente digitalizada, de los expedientes administrativos del Departamento que se tramitan en papel. Este sistema debe servir de puente entre la tramitación clásica en papel de los expedientes administrativos y la futura tramitación electrónica, además de ser compatible con los sistemas informáticos de otras administraciones y con las especificaciones técnicas que exige la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. Además, se desarrollará una base de datos en la que se recojan las consultas que realizan los usuarios al Departamento y las respuestas dadas por su personal.

Descripción muy breve del proyecto

Justificación (1)

¿Cuáles son las razones por las que se quiere lanzar el proyecto?

Este Proyecto supondría lo siguiente:- Primer paso hacia el cumplimiento de las obligaciones que se establecen en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en cuanto a la Administración electrónica.- Almacenamiento documental sin ocupar espacio físico de archivo, ya que los documentos se escanean (digitalizan) y se conservan archivados en la base de datos.- El espacio para el almacenamiento electrónico es ilimitado. Se eliminan los problemas de almacenamiento en ordenadores individuales que tienen espacios de almacenamiento limitados.- Se permite la eliminación del papel en la tramitación de un expediente. El personal funcionario dispondrá de toda la documentación presentada por el ciudadano (escaneada en pdf) en el ordenador para realizar la tramitación del correspondiente expediente administrativo.- Facilita la remisión de expedientes administrativos a los organismos que los solicitan, véase cualquier otra Administración: el juzgado, cualquier otra consejería.- Se elimina el trabajo de fotocopiar expedientes para remitir a otras Administraciones, con la correspondiente disminución de carga de trabajo al personal auxiliar que puede dedicar ese tiempo a realizar otras tareas. - Supone mejorar el servicio que ofrece la Consejería a sus clientes: la ciudadanía, los juzgados, hacienda, etc., ya que dispondrían de la documentación solicitada en un menor tiempo.- Inicio de modernización de la Consejería y mejora en la atención al ciudadano (mejor servicio en menos tiempo). Además, se mejora la imagen de la institución de cara al público.

Justificación (2)

- Administración más ecológica. Se reducen los residuos porque disminuye el gasto de papel.- Una vez que se implante la firma electrónica, los expedientes almacenados serán auténticos y no simples fotocopias, al menos en cuanto a los documentos firmados de esta forma.- En la base de datos CONSULTAS se registrarán las consultas que realizan los usuarios a la Consejería, y las respuestas de los técnicos a esas consultas. Esta herramienta permitirá conocer el tiempo de respuesta por parte de la Consejería. Permitirá hacer estadísticas de forma rápida, controlar el trabajo y el tiempo invertido en él, saber inmediatamente qué funcionario ha llevado el expediente o ha resuelto la consulta, etc. Con ello se espera reducir el tiempo de respuesta en cuanto a estas cuestiones.

¿Cuál es exactamente el objetivo del proyecto?

1. Desarrollar una plataforma o base de datos donde se almacene electrónicamente la documentación de los expedientes administrativos. 2. Desarrollar una base de datos sobre las consultas formuladas a los funcionarios del Departamento y las respuestas dadas.3. Crear un fichero de datos de carácter personal para cumplir con la legislación de protección de datos. Implica la tramitación de una norma que requiere consulta a la Agencia Española de Protección de datos y al Consejo Consultivo (como mínimo 6 meses de tramitación).4. Digitalizar los expedientes ya archivados correspondientes a los últimos dos años. 5. A final de 2018 el 100% de la documentación de los expedientes administrativos se almacenará en la plataforma o base de datos objeto del Proyecto.6. Supone una innovación y un acercamiento a la Administración electrónica, con un ahorro de papel, de tiempo, de carga laboral y una mejora de los servicios públicos.

Objetivo

1. Una base de datos que contendrá los documentos de los expedientes una vez digitalizados que permitirá su consulta electrónica y también el envío electrónico de dichos expedientes a otras consejerías y administraciones cuando sea necesario.2. Una base de datos sobre las consultas que se han hecho al Departamento y las respuestas dadas.3. La posibilidad de usar dicho programa en otros servicios de la Administración que lo requieran, con las modificaciones oportunas.4. Un manual de usuario del programa.

Alcance

¿Qué productos o servicios finales se entregarán como fruto de los trabajos del proyecto?

¿Qué productos o servicios finales se entregarán como fruto de los trabajos del proyecto?

Recursos

Personal:1. Director del Proyecto y coordinador.2. Equipo del Proyecto: -personal técnico y auxiliar del Departamento: deberán realizar las pruebas necesarias de funcionamiento del sistema en coordinación con el personal informático-personal de los servicios informáticos de la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears para el desarrollo de la herramienta informática y la empresa informática contratada al efecto. 3. Clientes: personal usuario de los servicios del Departamento (puede ser personal de otra administración), para realizar pruebas del sistema previas a su implementación.Recursos materiales:Equipos informáticos, escáneres e instalaciones del Departamento.

¿Qué recursos van a ser necesarios?

¿Cuál va a ser el coste total aproximado?

1. El Proyecto debe ser económicamente viable y debe estar conforme al presupuesto disponible para llevar a cabo proyectos de este tipo en la Consejería. 2. El programa tiene que desarrollarlo una empresa externa a la Administración. Por tanto, habrá que iniciar un expediente de contratación. No obstante, se puede entender que tendrá un coste aproximado de 12.000 euros, por lo que podría ser un contrato menor.3. Para la adaptación del programa a otro servicio de la Administración, debería volverse a contratar a una empresa, y el coste de modificación sería más bajo. Aproximadamente serían unos 6.000 euros.

Costes

C H R O N O L O G Y

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

Step 5

Step 6

Target

- El plazo esperado de duración del Proyecto es de 6 meses, con un límite máximo de 1 año.- Si otro servicio tiene que contratar la modificación del programa con el objeto de usarlo en su unidad, el contrato tendría un plazo de ejecución de unos tres meses.

Tiempo: ¿Cuánto se espera que dure el proyecto?

¿Qué características técnicas ha de cumplir el producto del proyecto?

1. Definir el Proyecto, esto es, las tareas concretas: diseño preliminar, detallado y su proceso de desarrollo.2. Estimar la duración, recursos y costes de las diferentes tareas y del total.3. Desarrollo de la nueva aplicación: diseño funcional, desarrollo, pruebas y puesta en marcha. 4. Control de tareas de trabajo y plazos de entrega.5. Verificación, control y seguimiento de la implementación. Validación del sistema.6. Explotación y mantenimiento.7. Especificaciones técnicas que exija la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

Especificaciones técnicas

- Durante la ejecución del programa informático se harán pruebas para comprobar su corrección. En el desarrollo de estas pruebas pueden surgir errores o incidencias que podrán ir rectificándose para que funcione correctamente. De esta manera se puede asegurar que el programa se entrega sin errores.- Aplicación de intercambio de datos, información, o comunicación entre personal que se encarga de la gestión del Proyecto y el personal informático que desarrolla las bases de datos para una mejora del funcionamiento del sistema.- Selección del personal que realizará las pruebas de las bases de datos (prueba piloto).- Formación del personal que formará parte del equipo interdepartamental.

Limitaciones

¿Habrá algo que afecte al proyecto mientras se ejecuta y cuando se entregue?

¿Qué personas de dentro y fuera de nuestra organización están interesadas o afectadas por el proyecto?

- Cargos políticos (consejero y directores generales): cumplimiento del objetivo estratégico y conseguir o destinar presupuesto al Proyecto. Son los responsable últimos de llevar a cabo el Proyecto.- Personal funcionario de la Consejería: personal técnico y auxiliar que tramita expedientes, etc., que se beneficiarán de la implementación del Proyecto en cuanto a cargas de trabajo, y el personal técnico implicado en el diseño, pruebas piloto, etc. del Proyecto.- Personal informático (propio o contratado) que desarrolle la aplicación informática.- Ciudadanía: se beneficiará de una mejor atención y servicio.

Interesados

Organización del proyecto

El jefe de la unidad administrativa en la que va a implantarse el programa en coordinación con el personal informático de la Consejería y la empresa de informática contratada.

¿Qué personas de dentro de nuestra organización se encargan de gestionar el proyecto?

¿Qué riesgos se identifican antes de empezar el proyecto?

- Disponer de presupuesto suficiente para realizar el Proyecto.- La posibilidad que el Proyecto no sea un objetivo estratégico prioritario para los cargos políticos de la Consejería.- El posible rechazo de los funcionarios que deben trabajar con la aplicación informática. El manejo del programa, sobre todo al principio, puede conllevar la necesidad de dedicarle un tiempo de la jornada de trabajo. - El trabajo de digitalizar los expedientes que ya están archivados será lento y habrá que buscar tiempo para realizar este nuevo trabajo.- Las especificaciones técnicas que exija la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, las cuales pueden ser muy exigentes y se tendrán que incluir en el pliego de prescripciones técnicas del contrato de suministro del programa informático a desarrollar por una empresa externa a la Administración.

Riesgos iniciales

¿Qué constituye el éxito del proyecto?

El programa sería un éxito si conseguimos que todos los expedientes estén digitalizados así como todas las consultas, de manera que sea fácil la búsqueda de los mismos. Además, con la implantación de la firma electrónica los documentos firmados de esta manera serán auténticos y no simples fotocopias.

Requisitos

THANK YOU!

Autor: MOOClanders2017

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