TEORÍA ARCHIVÍSTICA

Presentación del Curso Para la Corporación Universitaria del Caribe, es muy grato presentar el Curso Teoría Archivística, esta propuesta de aprendizaje virtual tiene como objetivo formar a profesionales en diversos temas específicos, de tal manera, que se enriquezcan sus ambientes de interacción y se promuevan los actos de comunicación de forma clara, efectiva y convincente. Los archivos están teniendo un impacto sorprendente debido a la gran demanda de profesionales con este perfil, debido a las inspecciones que el Archivo General de la Nación, el Estado y los entes de control realizan en entidades públicas y Privadas que prestan un servicio público, del cual tú has tomado la decisión de hacer parte, así que te doy la bienvenida animándote a llegar hasta el final de esta aventura de conocimiento y formación integral. Me pueden contactar en el foro de ayuda técnica, en donde estaré siempre presta a la solución de inquietudes. Me despido recordándote que quien tiene la información tiene el dominio y tiene el poder. Su tutora Evelin Suarez Mercado

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Unidad 1: Conceptos BásicosPresentación Durante el estudio de esta unidad abordaremos la terminología archivística y sus diferentes conceptos, así como también la importancia de los archivos en la administración y la responsabilidad de los funcionarios encargados del manejo, custodia, organización y acceso a la información. Lo anterior, tiene como fin proporcionar al estudiante los principios del estudio de la teoría archivística y su incidencia en las empresas u organizaciones. Pregunta problema de la unidad de aprendizaje ¿Por qué es importante manejar la terminología archivística como funcionario que busca la sensibilización de la importancia de los archivos en las organizaciones?

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Unidad 2: El documento y su gestión en la AdministraciónPresentación En esta unidad de la Teoría Archivística, abordaremos y conoceremos el documento en su totalidad, desde su elaboración o recepción, y su tramitología hasta su disposición final entendiendo éste como un elemento clave en la gestión documental en una organización. Si bien, los documentos son el rastro de la información que ingresa, produce o en su momento gestiona una organización, cuentan con una estructura característica atendiendo al tipo de información que se desea comunicar y por tanto se hace necesario conocer a detalle la incidencia de cada uno de los procesos que desde las unidades de correspondencia se tienen en cuenta a partir de los documentos que se producen o recepcionan interna o externamente en las dependencias de una entidad. Pregunta Problema u Orientadora de la Unidad de Aprendizaje ¿Cuáles son los diferentes tipos de archivos que manejan y cuál es el proceso de gestión documental que sufren los mismos de manera interna o externa en una empresa u organización? ¿Qué se entiende por cuadros de clasificación documental y cuál es su función en la conservación de los diversos tipos de archivos que se producen en una organización? Competencias de la Unidad de Aprendizaje - Realiza diferentes tipos de documentos contemplando el proceso de diligenciamiento de los registros de comunicaciones oficiales que se utilizan dentro de una organización. - Identifica los diferentes tipos de archivos teniendo en cuenta su soporte documental y su importancia dentro de una entidad u organización. - Reconoce los procesos que contempla la radicación en ventanilla única de los documentos en una entidad u organización.

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Unidad 3: Instrumentos Archivísticos Presentación En la unidad No 3 abordaremos dos de los Instrumentos Archivísticos más importantes como son las Tablas de Retención Documental- TRD y el Formato Único de Inventario Documental- FUID. Pregunta Problema de la Unidad de aprendizaje ¿Para qué sirven y por qué son importantes los instrumentos archivísticos en las instituciones? Competencias de la Unidad de Aprendizaje - Identifica las series, subserie y sus diferentes tipos documentales. - Conoce y diligencia las TRD. - Conoce los ciclos y tiempos de transferencias. - Conoce y diligencia el FUID. - Está en capacidad de foliar un expediente. - Identifica un fondo acumulado y su diferencia de un archivo.

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Unidad 4: Organización de Archivos Presentación En la Unidad No 4 denominada Organización de Archivos, veremos los principios archivísticos además de los criterios de organización documental y los diferentes tipos de archivos en las organizaciones que se generan en las organizaciones. También, se desglosa el proceso de disposición final documental determinando, si los documentos son de carácter histórico para ser enviados al archivo histórico o permanente o sí la documentación ha finalizado el tiempo de retención en el archivo central para proceder a su eliminación, microfilmación o selección, ya que esto depende del tipo documental que se esté evaluando y conforme este consignado en las TRD. Pregunta Problema de la Unidad de Aprendizaje ¿La organización documental siendo responsabilidad de quien lo elabora o recibe en ejercicio de sus funciones, teniendo en cuenta las TRD y la FUID, desde que fase o ciclo vital del documento se debe ejecutar los criterios de organización? Competencias de la Unidad de Aprendizaje - Reconoce los procedimientos para organizar los Archivos de Gestión en una entidad o empresa. - Identifica los principios de orden original y orden de procedencia en los procesos de organización de archivos en una entidad. - Identifica los diferentes tipos de archivos y ciclo vital de los documentos en una entidad.